Hybrides Arbeiten ist in der Finanzbranche angekommen. Berater sprechen mit Kunden aus dem Büro, von zu Hause oder unterwegs. Die regulatorischen Anforderungen an die Dokumentation von Gesprächen und elektronischer Kommunikation gelten dabei unverändert. Das stellt Institute vor praktische Fragen.
Was die Regulierung verlangt
Nach den europäischen Vorgaben zur Finanzmarktregulierung müssen Wertpapierfirmen Kommunikation aufzeichnen, die zu Geschäften führen oder führen kann. Dazu zählen Telefonate und elektronische Nachrichten. Die Aufzeichnungen müssen grundsätzlich für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, auf Verlangen der Aufsicht auch bis zu sieben Jahre. Wo ein Gespräch stattfindet, ist dabei nicht entscheidend.
Die Herausforderungen im mobilen Arbeiten
Zu Hause nutzen Mitarbeitende häufig private Geräte, Messenger-Dienste oder Videotools. Wird darüber Kundenkontakt geführt, fehlt schnell die Dokumentation. Ausserdem müssen sich Institute überlegen, wie sie Datensicherheit und Datenschutz auf privaten Netzwerken gewährleisten.
Technische Lösungen
Ein mifid recorder zeichnet Kommunikation über definierte Kanäle automatisch auf und archiviert sie manipulationssicher. Wichtig ist, dass die Lösung mit den Arbeitsweisen der Berater zusammenpasst, also mit Festnetz, Mobiltelefon und Softphone gleichermassen funktioniert. Je einfacher die Nutzung, desto geringer das Risiko, dass sie umgangen wird.
Klare Regeln für Mitarbeitende
Technik allein genügt nicht. Das Institut sollte festlegen, welche Kanäle für die Kundenkommunikation erlaubt sind und welche nicht. Eine verständliche Weisung, kurze Schulungen und stichprobenartige Kontrollen sorgen dafür, dass sich alle daran halten. Auch der Umgang mit Ausnahmen, etwa bei Netzproblemen, sollte geregelt sein.
Datenschutz mitdenken
Aufzeichnungen enthalten personenbezogene Daten. Kunden und Mitarbeitende müssen informiert werden. Zugriffe sind zu beschränken und zu protokollieren, und nach Ablauf der Fristen müssen die Daten gelöscht werden. Ein sauber dokumentiertes Konzept hilft bei Prüfungen.
Auffindbarkeit im Ernstfall
Kommt eine Anfrage der Aufsicht oder eines Kunden, müssen Aufzeichnungen schnell auffindbar sein. Eine Suche nach Datum, Teilnehmer und Stichwort spart Aufwand. Testen Sie diesen Prozess regelmässig, bevor er im Ernstfall gebraucht wird.
Fazit
Mobiles Arbeiten und Compliance schliessen sich nicht aus. Mit klaren Regeln, passender Technik und gutem Datenschutz lassen sich Pflichten auch im Homeoffice erfüllen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
